Back to site
Since 2004, our University project has become the Internet's most widespread web hosting directory. Here we like to talk a lot about web servers, web development, networking and security services. It is, after all, our expertise. To make things better we've launched this science section with the free access to educational resources and important scientific material translated to different languages.

Dynamoo-ova email etikecija

Iako je većina preduzeća i organizacija usvojila email? relativno nedavno, za mnoge ljude to je sada standardni način komunikacije unutar organizacija, kao i sa kupcima, spoljnim kontaktima i poslovnim partnerima.

U poslu, formalnost email poruka ume da varira, između polu-formalnog pristupa, koji je nekada bio domen međukancelarijskog poslovnog memoranduma, sve do živahnih razmena koje biste mogli voditi i s nekim preko telefona ili dok stojite pored mašine za kafu.

Međutim, email poruke su iznenađujuće trajne. Ako zaista dobro pročešljate sadržaj svog elektronskog poštanskog sandučeta možda ćete se iznenaditi kada vidite koliko su stare neke od tih poruka. Da li biste toliko dugo čuvali međukancelarijske dopise u papirnoj formi? Verovatno ne biste. A posebno je zabrinjavajuće što većina ljudi obraća vrlo malo pažnje na sadržaj elektronske poruke, iako se ona i godinama može vući po organizaciji.

Većina korporativnih email sistema redovno se backup-uju na traku, i te arhive traka mogu da se protežu nekoliko godina unazad omogućavajući pristup pošti za koju ste ranije mislili da je zauvek izgubljena. Bilo je nekoliko slučajeva visokog profila gde su arhivirani email-ovi povraćeni i iskorišćeni u pravnim slučajevima.

Međutim, obične, svakodnevne email poruke mogu da izazovu upravo najviše problema sa svojim uzgrednim primedbama i olakim komentarima, nepromišljenim frazama i neopreznim formulacijama. Mora se voditi računa kako prilikom slanja email poruke, i možda još važnije, prilikom njenog čitanja. Trudite se da ne budete prestrogi ako postoji šansa da ste možda pogrešno protumačili šta je pošiljalac hteo da kaže.

Jedan od problema sa manje formalnim email-om jesu propušteni signali - pisana poruka ne ide u paketu sa izrazima lica ili gestovima koje biste imali prilikom sastanka oči u oči, a nema ni tona glasa za tumačenje kao što bi bilo preko telefona. Veliki deo ljudske komunikacije potiče od ovih neverbalnih signala i oni tradicionalno pomažu da poruka bude jasnija...

....na primer, ironija i humor? mogu biti teži za izražavanje u email poruci - mnogi ljudi ovo rešavaju uz pomoć smajlija kao što je :) da ukažu na šalu - ali ipak ne znaju svi šta to znači, tako da ni oni nisu nepogrešivi...

Sledeći saveti trebalo bi da vam pomognu da izbegnete neke od zamki.

Dobra email etikecija

  • Treba da proverite email politiku svoje organizacije. Mnoge organizacije imaju pravila o vrstama poruke koje se mogu poslati; i takođe da vidite li se vaš email prati ili skenira.
  • Treba try da razmislite o sadržaju email poruke nego što je pošaljete.Good email etiquette  
  • Treba da se postarate da je sadržaj relevantan za primaoce. Niko ne voli da prima junk email.
  • Treba da budete učtivi. Šturost se može pogrešno protumačiti.
  • Treba da skratite svaku citiranu poruku koliko god je to moguće.
  • Treba da se služite humorom i ironijom štedljivo. Možete da koristite smajlije kao što su :) ili :( da ukažete na izraze lica, ali budite sigurni da primalac razume šta oni znače.
  • Treba da imate relevantan "naslov" (“Subject”).
  • Treba da citirate iz originalne poruke tamo gde je to bitno. Možete da razbijete citiranu poruku na pasuse i da ih zasebno komentarišete da biste bili jasniji.
  • Treba da budete strpljivi, posebno sa neiskusnim korisnicima email-a. Dajte ljudima šansu - samo zato što ste vi upoznati sa email etikecijom, ne znači da su i oni.
  • Treba da uključite kratak potpis u svoje email poruke da biste pomogli primaocu da razume od koga su, naročito ako imate posla s nekim koga ne poznajete dobro.
  • Treba da budete oprezni prilikom odgovaranja na poruke mailing listi, ili na poruke poslate mnogim primaocima. Da li ste sigurni da želite da odgovorite celoj listi?
  • Treba da se setite da izbrišete sve što nije potrebno ili je trivijalno.
  • Treba da kažete ljudima kojima šaljete email koji je format svih priloga koje šaljete ako su oni nešto drugo osim osnovnih tipova Microsoft Office fajlova.
  • Treba da obavestite svog korespondenta ukoliko prosleđujete poruku nekome drugome da se njome bavi, tako da on zna od koga da očekuje odgovor.
  • Treba da naglašavate tamo gde je korisno da se to radi. Ako vaš email sistem ne dozvoljava bold ili italic, onda je opšta konvencija je da se koristi po *zvezdica* s obe strane reči koju želite da naglasite.
  • Treba da imate u vidu da se u jezicima poput engleskog pravopis razlikuje u različitim zemljama. "Organisation" i "humour" su ispravni u britanskom engleskom, ali bi u američkom engleskom bilo "organization" i "humor". Ljudi kojima engleski nije maternji jezik mogu da koriste različite nacionalne pravopise.

Loša email etikecija

  • Ne treba da odgovarate na email poruku kada ste ljuti, pošto se kasnije možete kajati zbog toga. Kad je poruka poslata, više se ne može poništiti.
  • Ne treba da držite mail na svom serveru duže nego što je potrebno, naročito velike priloge.Bad email etiquette  
  • Ne treba da kopirate celu, dugačku poruku samo da biste na kraju dodali red ili dva teksta, kao što je npr. "Slažem se".
  • Ne treba da kucate VELIKIM SLOVIMA jer se to smatra VIKANJEM. Ovo je jedna od najružnijih stvari koje možete da uradite.
  • Ne treba da preforsirate upotrebu znaka interpunkcije kao što su uzvičnici ("!") jer oni treba da služe za naglašavanje. Posebno izbegavajte više od jednog uzvičnika ("!!"), pogotovo ako je vaš email prilično formalan. Takođe, preterano korišćenje tačaka (npr. "....") može da oteža čitanje poruke.
  • Ne treba da šaljete nebitne poruke, naročito mailing listama ili interesnim grupama.
  • Ne treba da šaljete velike priloge bez prethodne provere sa primaocem.
  • Ne treba da šaljete prekomerne, višestruke članke ljudima koji nisu nikako zainteresovani. Ovo je poznato kao "spamovanje" i smatra se neukim, i može da dovede do ozbiljnih problema sa vašim internet provajderom (ISP) ili IS odeljenjem.
  • Ne treba da šaljete lančana pisma ili poruke “kako da brzo dođete do novca". Ima nekoliko prevara koje petljaju sa virusima - nikad ih ne šaljite bez prethodne provere s vašim IS odeljenjem.
  • Ne treba da kritikujte tuđi pravopis, to se smatra sitničavim. Mnogi ljudi nemaju načina da provere pravopis u svojim porukama i praviće greške u kucanju. Ne pišu svi narodi reči na isti način.
  • Ne treba da se svađate u javnosti, na primer na mailing listi.
  • Ne treba da "prozivate" ljude šaljući im uvredljive email poruke.
  • Ne treba da iznosite lične primedbe o licima koja nisu prisutna. Email poruke mogu da se okrenu protiv vas.
  • Ne treba da šaljete nedostojne email poruke ili priloge, a posebno ništa seksualne prirode jer ih posle može naći neko treće lice.
  • Ne treba da koristite suviše kitnjast potpis u svojoj email poruci. Nikada, ama baš nikada, ne koriste skenirane slike u potpisu jer one umeju da budu veoma velike.
  • Ne treba da označujete stvari kao hitne ako one to nisu, jer onda kada zaista budete imali hitnu poruku, ona možda neće biti tretirana kako zaslužuje.
  • Ne treba da kačite svoju email adresu na web site-ove i druge javne delove interneta ako ne želite da vas preplavi spam.




Published (Last edited): 10-02-2013 , source: http://www.dynamoo.com/technical/etiquette.htm