Kreiranje pristupnih prezentacija

Glenna Shaw, Microsoft MVP, i vlasnice web sajta PowerPoint Magician .

ODNOSI SE NA:
Microsoft Office PowerPoint® 2003
Microsoft PowerPoint® 2000 and 2002

Iako ne postoje definitivne smernice, dostupnost znači napraviti prezentaciju čitljivom, upotrebljivom, i omogućiti navigaciju svima, a ne samo ljudima sa stalnim ili privremenim smetnjama.

  • Čitljivost zahteva obezbeđenje uslova da jezik koji koristimo u prezentaciji bude razumljiv publici, i da su pravopis i gramatika korektni. To takođe zahteva da slajdovi budu pravilno tumačeni, bez obzira na pretraživače, ili platformu koju čitalac koristi .
  • Upotrebljivost znači da prezentacija nudi pogodan i efiksan doživljaj pretrage čitaocu, i omogućava mu na prvom mestu postizanje primarnog cilja, zbog kojeg posmatra prezentaciju. Tako je najlakše pristupiti određenoj informaciji.
  • Navigacija podrazumeva da prezentacija može lako da se pređe, čitalac je svestan gde je, i kako je dotle stigao, a informacije su organizovane prema logičkom sistemu koji čitalac može da prati. (Parafrazirano iz Maintaining accessible websites with Microsoft Word and XML od Eoin Campbell-a, April 2003.)

Osnovna briga u razmatranju PowerPoint pristupačnosti je kompatibilnost sa čitačima ekrana. Međutim, stara izreka “Slika vredi hiljadu reči”, još uvek važi za osobe sa jezičkim i/ili kognitivnim problemima. Iako može izgledati da su ova dva koncepta u suprotnosti, lakše je nego što mislite spojiti ih u PowerPoint-u.

Kreirajte okvir

Počnite sa praznom prezentacijom. Napravite većinu prezentacije svojih sadržaja u okvirnom prikazu.

  1. Da promenite okvirni prikaz, iz menija View , kliknite na Normal, a zatim u manjem levom prozoru kliknite na tab Outline .
  2. Otkucajte sadržaj prezentacije direktno u okvir prozora.

PowerPoint će automatski početi da dodaje tekst sa naslovom i slajdom naslova.

  1. Pritisnite enter da napravite novi slajd.
  2. Pre nego što otkucate drugi naslov, pritisnite taster TAB da spustite paragraf kako bi ukucali podnaslov.
  3. Pritisnite Enter pošto ste ukucali podnaslov, a zatim taster Shift-TAB, da napravite novi slajd i unesete naslov.
  4. Nastavite na ovaj način, sve dok ne unesete sve naslove i tekst u svoju prezentaciju.

Pritisci na tastere za uređivanje okvirnog načina su:

KOMBINACIJA TASTERA AKCIJA
SHIFT+TAB ili ALT+SHIFT+LEVA STRELICA Promovisanje paragrafa
TAB ili ALT+SHIFT+DESNA STRELICA Strelica za dno pasusa
ALT+SHIFT+ STRELICA GORE Pomeranje označenog paragrafa gore
ALT+SHIFT+ STRELICA DOLE Pomeranje označenog paragrafa dole
ALT+SHIFT+1 Prikaz zaglavlja nivoa 1
ALT+SHIFT+ZNAK PLUS Proširenje teksta ispod zaglavlja
ALT+SHIFT+ZNAK MINUS Sužavanje teksta ispod zaglavlja
ALT+SHIFT+A Prikaz svih tekstova ili zaglavlja
SLASH (/) na numeričkoj tastaturi Uključivanje karaktera za formatiranje znakova on/off

Unosom sadržaja u okvirni model, obezbedite da se mesta za slajdove i raspored slajdova koriste pravilno. Ovo je posebno važno za pravilan protok teksta u završenoj prezentaciji.

Dodajte metapodatke

Metapodaci povećavaju pristupnost vaše prezenacije, tako što omogućavaju da se lakše pronađe. U File meniju, kliknite na Properties i popunite praznine na Summary tabu.

Obratite posebnu pažnju na ključne reči. To su reči koje će mašina za pretraživanje koristiti u traženju vaše prezentacije. Postavite zgodan podsetnik klikom Options u Tools meniju, zatim idite na Save označite Prompt for file properties. PowerPoint će automatski otvoriti Properties polje za dijalog, kada sačuvate novu prezentaciju.

Proverite čitljivost

Sadržaj vaše prezentacije treba da je jasan i jednostavan, tako da bude lako razumljiv. Korišćenjem jasnog i jednostavnog jezika, činite komunikaciju efikasnijom. Pristup pisanim informacijama može biti težak ljudima koji imaju kognitivne nedostatke, ili teškoće u učenju.

Upotreba jasnog i jednostavnog jezika, takođe koristi ljudima čiji se maternji jezik razlikuje od vašeg, uključujući i one, koji uglavnom komuniciraju jezikom znakova.

Ako je moguće, izbegavajte upotrebu skraćenica i akronima. Skraćenice su nepostojane. Nekoj osobi je Meeting (MTG), ono što je drugoj osobi Mortgage (MTG).

Savetujem da kopirate i nalepite svoj prikaz u Microsoft Office Word dokument, i da pokrenete što je moguće obuhvatniju verziju provere pravopisa i gramatike. Da bi postavili ovo u Word, pritisnite taster F7, a zatim u Spelling and Grammar polju za dijalog kliknite na Options, i proverite Check grammar with spelling i polje Show readability statistics .Kliknite na OK i pokrenite proveru pravopisa i gramatike.

Kada to završite, otvoriće se prozor za prikaz statistike čitljivosti. Korišćenjem kratkih paragrafa, rečenica i reči, u velikoj meri možete uvećati razumljivost vaše prezentacije Ovo ne “zaglupljuje” vašu prezentaciju, već ona postaje komunikaciono efikasnija.

Primenite stil dizajna

Pristupni dizajn izbora šablona je pod uticajem dva faktora: kontrasta boja i izbora fonta.

Slepilo na boje (smetnje u razlikovanju boja) je situacija pod kojim određene boje ne mogu da se razlikuju. Slepilo na zelenu/crvenu boju je najčešći oblik, i prouzrokuje probleme u njihovom razlikovanja. Drugi nedostatak razlikovanja boja su smetnje u razlikovanju plavo/žute, i on je ređi.

Slepilo na boje se dešava kod 8%-12% muškaraca evropskog porekla, i oko 0,5% žena. Potpuno slepilo na boje (mogućnost da se vide samo nijanse sive) je veoma retko. Nema leka za slepilo na boje, niti je to uzrok nekog značajnijeg invaliditeta. Međutim, to može biti veoma frustrirajuće za one koji su time pogođeni. Za više informacija, posetite Colors for the Color Blind.

Fontovi treba da budu veliki, i laki za čitanje. Izbegavajte serif fontove kao što su Times New Roman. Serif fontovi lepo izgledaju na papiru, ali su teški za čitanje sa ekrana. Umesto toga, držite se sans serif fontova, kakvi su Arial i Tahoma.

  1. Prebacite prezentaciju u Normal View klikom na Normal View dugme, u donjem levom uglu vašeg PowerPoint programskog prozora.
  2. U meniju Format kliknite na Slide Design i na Slide Design komandu, i primenite šablonski dizajn, koji ima visok kontrast između pozadine i teksta.

Više volim da izbegnem svetle pozadine, jer one pajačavaju efekte treperenja ekrana. Treperenje ekrana visokog stepena, kod nekih osoba može izazvati napade. Proverite kontrast između pozadine i teksta vaše prezentacije, štampanjem slajda na crno belom štampaču sa neproverenom skalom sive boje. Promenite šablon dizajna još jednom, i testirajte ako je potrebno.

  1. Da promenite font u vašoj prezentaciji u meniju View postavite pokazivač na Master, i onda kliknite na Slide Master.
  2. Označite sve pozicije, i promenite fontove u Arial ili Tahoma.

Iako novije verzije PowerPoint-a dozvoljavaju ugradnju fontova, Arial i Tahoma su već u svim računarima.

Saznajte više o kreiranju i prilagođavanju šablona na sajtu The PowerPoint FAQ .

Netekstualni elementi

Netekstualni elementi kao što su slike, grafikoni, tabele, automatski oblici, i slično, zahtevaju alternativni tekst. Alternativni tekst (u daljem tekstu Alt tekst) je tekst koji je priložen uz neku sliku, ali je sakriven od pogleda. Ovaj Alt tekst se obično koristi da osobma sa slabijim vidom obezbedi narativni opis stavke. Dodatno, sve stavke na slajdu se čitaju redom kojim su dodate na slajd. To je protok teksta, koji smo pomenuli ranije. Unošenjem naših naslova i teksta u okvir, obezbeđujemo da ove stavke budu prvo pročitane. .

Dodavanje grafikona, clip art-a, i ostalog

Idite kroz prezentaciju i poboljšajte je clip art-om, grafikonom, i slično. Dodajte stavke onim redom kojim želite da budu viđene i pročitane na slajdu. Imajte na umu da svaki netekstualni element zahteva narativni opis.

Oduprite se porivu da dodajete nepotrebne slike. Budite selektivni u izboru vaših netekstualnih elemenata. Izaberite slike i stavke koje poboljšavaju vaš slajd, i čine poruku jasnijom. Analogija i metafore povećavaju mogućnost da apsorbujete i zadržite svoju poruku, naročito u tehničkim prezentacijama. One obezbeđuju “mentalni most” sadržaja prezentacije. Slike koje osnažuju metafore slajd poruka, mogu biti naročito efektne.

Uzmite u obzir kontrast boja, kao što ste to uradili sa dizajnom prezentacije. Izbegavajte animirane slike u gif formatu. Brza, ponavljajuća kretanja animiranih gif slika, mogu odvlačiti pažnju osobama sa kognitivnim problemima, i mogu povećati treperenje ekrana.

Upotrebite grafikone

Kod upotrebe grafikona, izbegavajte boje, kao jedini metod da prenesete informaciju. Koristite Power Point funkciju popunjavanja tekstura za stavke koje sadrže grafikon. To će pomoći da budu lako uočljive osobama sa vizuelnim smetnjama. Ili, koristite PPT2HTML,dostupan na RDP. Lak pristup PPT2HTML-a alatima, ima neprocenjivu vrednost u dodavanju alt -teksta grafikonima. Sa svega nekoliko klikova, PPT2HTML će primeniti informacije sa grafikona, u linearnom formatu alt teksta grafikona.

Upotrebite tabele

Izvod iz PDF Can Comply With Section 508. Now It's Your Move, od Duff Johnson-a, objavljeno 12-10-2003, www.planetpdf.com:

“Odeljak 508 regulative, uključuje dve posebne odredbe o tabelama— i za to postoji dobar razlog. Zamišljen za korisnike, i isključivo od korisnika sa dobrim vidom, tabele su jedan od najtežih sadržaja dostupnih za isporuku. Zamislite uklanjanje koordinatnih linija i umanjenje ćelija u toku teksta u tabeli, i razumećete zašto. Odeljak 508 regulative, navodi da redovi i kolone zaglavlja treba da budu identični. Da bi obezbedili upotrebljivost (što je suprotno od same saglasnosti), autori dokumenata će možda poželeti da razmotre upotrebu naracije da bi isporučili informacije, koje bi u suprotnom zahtevale upotrebu tabele. ”

Kada koristite tabele u svojoj prezentaciji, morate opisati sadržaj na narativni način. Kad dodate tabelu, označite klikom spoljašnju granicu, zatim desnim klikom Ungroup, odgovor Yes kad bude zatraženo da konverujete tabelu u oblik. Ponovo desnim klikom idite na Grouping, i kliknite Group.

Alternativa je da kreirate tabelu u Word-u, i primenite formatiranje upotrebom karaktiristike Table AutoFormat. (Na meniju Table kliknite na Table AutoFormat a zatim označite polja za primenu formatiranja Heading rows i First column.) Zatim kopirajte i nalepite tabelu u PowerPoint. Dokle god je vaša tabela jednostavna i neugnežđena, većina čitača ekrana će je tačno pročitati. .

Upotrebite automatske oblike

Iako automatski oblici izgledaju kao slike, oni su u stvari tekstualna polja. Automatski oblici obuhvataju kvadrate, pravougaonike, krugove, zvezdaste oblike, nepravilne oblike i sl. Čitači ekrana će čitati tekst sadržan unutar automatskog oblika. Oni će možda, a možda i neće, čitati alt tekst povezan sa oblikom. Ako dodate tekst unutar svog automatskog oblika, postarajte se da reči budu relevantne, i da imaju smisla. Pogledajte ovaj Microsoft KB članak: The screen reader tool does not read the web text of autoshapes.

Uključite medije

Izbegavajte korišćenje medija u prezentaciji koja će biti objavljena na Internetu. Većina medijskih fajlova nije integrisana u fajl prezentacije, i zahteva posebno preuzimanje. Medijski fajlovi ne konvertuju dobro ostale formate, kao što su zaseban tekst i PDF. Ako distribuirate svoju prezentaciju na CD-u, medijski fajlovi su onda prihvatljiviji i pristupačniji. Vidite How to create a presentation for distribution on CD na The PowerPoint FAQ za više informacija o distribuciji na CD-u.

Ako odlučite da koristite medije u svojoj prezentaciji, pratite sledeće smernice:

  • Ako je u pitanju samo video, dodajte alt-tekst da opišete kompletan video.
  • Ako je u pitanju samo audio, uključite transkript teksta i link za pristup čitanju.
  • Za audio i video zajedno (multimedija), morate imati natpis klipa.
    • Nije prihvatljivo pružanje transkripta audio delu multimedijalnog snimka. Čitač mora da biti u mogućnosti da pročita natpis dok video ide.
    • Saznajte više o multimedija natpisu na ovom sajtu: Captioning Overview and Tutorial.

Dodajte Alt tekst

Označite desnim klikom prvi netekstualni objekat, zatim kliknite Format, zatim Web i unesite alternativni tekst za ovaj objekat. Zamislite da opisujete objekat nekome preko telefona. Unesite kako biste želeli to da opišete. Ponovite ovo za sve netekstualne objekte u celoj prezentaciji.

Proverite redosled objekata

Stavke na slajdu se čitaju redosledom kojim su dodate slajdu. Ako imate neki slajd za čiji raspored niste sigurni, koristite taster Tab u pregledu slajda. Svakim pritiskom na tab taster birate sledeći oblik u nizu. Naslov i tekst, treba da budu prve stavke za čitanje. .

Ako neki od vaših objekata nije u željenom poretku, koristite Order komandu na meniju Draw da ih pomerate napred i nazad u redosledu steka. Još lakše rešenje, free PPT2HTML demo ,koji je dostupan na RDP -u, uključuje layer manager koji omogućava da lakše redefinišete raspored objekta. Pogledajte takođe, članak Microsoft KB : The screen reader tool does not read the text of objects that you created in a PowerPoint 2003 slide in a logical order.

Saveti za postavljanje linkova na ekran

PowerPoint linkovi vam daju opciju da dodate opis natpisa. To je mnogo efikasnije nego da čitač vidi dugačak URL. Da bi dodali savete za linkove, označite link, pritisnite CTRL+K, kliknite na taster ekrana za savete, i unesite kratak opis linka u polje Set Hyperlink ScreenTip .

Postavite prikaz slajdova

Po pravilu, PowerPoint omogućava čitaču da se kreće kroz slajdove korišćenjem tastera Enter, klikom miša, i tako dalje. To je prednost za osobe sa problemom pokretljivosti.

Izbegavajte upotrebu Browsed by an individual kada postavljate svoj slajd šou (Slide Show menu, Set Up Show komanda). Ovo ograničava napredovanje slajdova ka linkovima koje ste uključili u slajdove.

Izbegavajte menjanje slajdova na način koji bi sputao nekog sa kognitivnim problemima, i problemima pokretljivosti. Pokušajte da ne automatizujete napredak slajdova, jer neko neće imati dovoljno vremena da apsorbuje informacije.

Pitanje veličine

Veće nije uvek bolje, naročito kada gledate fajlove preko web-a. PowerPoint fajlovi mogu brzo da se “naduju” kako dodajete i brišete stavke. Vaša prezentacija možda neće biti dostupna, ako je preobimna. Možda će biti teška za preuzimanje za one sa sporijom konekcijom.

Slike i zvučni fajlovi, mogu dodati puno nepotrebne težine vašim fajlovima. Koristite ih mudro, i samo kada dodaju vrednost. Posetite The PowerPoint FAQ za informacije kako da smanjite vašu prezentaciju.

Testirajte prezentaciju

Ako imate Adobe Acrobat, konvertujte prezentaciju u PDF fajl. Upotrebom Adobe, sačuvajte PDF fajl kao neki RTF (Rich Text Format) fajl, i koristite Read Aloud karakteristiku da proverite protok teksta.

O autoru      Glenna Shaw je sertifikovani Project Management Professional u vladi federacije, i aktivni član PowerPoint zajednice. Ona je Microsoft Certified za PowerPoint i Word, i posedije sertifikat Pristupnih informatvnih tehnoligija.